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PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL (PTEE) - VERSIÓN EN ESPAÑOL
PG-GPR-001
VERSIÓN: 2.0
FECHA DE APROBACIÓN: 24/08/2022
Girón
ELABORÓ:
Cargo: Director de Cumplimiento
Nombre: Paola Gallo
Firma:
REVISÓ:
Cargo: Gerente administrativa
Nombre: Elizabeth Arenas Amado
Firma:
APROBÓ:
Cargo: Asamblea general
Nombre: Fabián Barrera Ruiz
Firma:
Hemos adoptado dentro de nuestros principios y prácticas de negocio el Programa de Transparencia y Ética Empresarial en adelante PTEE, con el fin de garantizar la continuidad y sostenibilidad del negocio, buscando salvaguardar el buen nombre y correcto funcionamiento de la Empresa. De esta manera el presente documento constituye una herramienta que les permite a todos los empleados y grupos de interés actuar de manera diligente en la gestión de los riesgos de corrupción y soborno transnacional en adelante C/ST.
Presentar la política y el Programa de Transparencia y Ética Empresarial teniendo en cuenta los lineamientos y controles para su gestión con la finalidad de identificar y controlar los riesgos asociados a corrupción y soborno transnacional - en adelante C/ST.
El presente programa está dirigido a los Empleados, Administradores, Accionistas y Contratistas de BAGUER, debe aplicarse de forma integral con todos los Grupos de Interés, especialmente en el desarrollo de transacciones comerciales y/o contractuales, con el fin de prevenir y/o evitar actividades de corrupción y soborno transnacional - C/ST
Los siguientes términos tendrán el significado que a continuación se les asigna para efectos del presente PTEE y podrán ser usados tanto en singular como en plural, siempre y cuando el contexto así lo requiera:
Altos directivos: Según el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, son administradores, el representante legal, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos mantengan una cultura de cumplimiento de autogestión y control de Riesgos C/ST.
Auditoría de Cumplimiento: es la revisión sistemática, crítica y periódica respecto de la debida ejecución del Programa.
Cliente: es quien adquiere los productos ofrecidos por BAGUER derivado de una negociación comercial.
Comité de Riesgo y Transparencia: es el comité encargado de vigilar y controlar la implementación del Sistema integral de Riesgo LAFT y el programa de Transparencia y Ética Empresarial PTEE.
Conflicto de Intereses: cuando no es posible la satisfacción simultánea de dos intereses, a saber: el radicado en cabeza del Administrador y la sociedad, bien sea porque el interés sea del primero o de un tercero.
Corrupción: serán todas las conductas encaminadas a que una empresa se beneficie, o busque un beneficio o interés, o sea usada como medio en, la comisión de delitos contra la administración pública o el patrimonio público o en la comisión de conductas de soborno transnacional.
C / ST: Corrupción y Soborno Transnacional, en adelante C/ST.
Contraparte: es cualquier persona natural o jurídica con la que la Compañía, tenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son contrapartes los asociados, empleados, clientes, contratistas y proveedores.
Debida diligencia: Es la revisión al inicio y periódicamente que se establece sobre los aspectos legales, contables y financieros relacionados con un negocio o transacción nacional o internacional, cuyo propósito es el de identificar y evaluar los riesgos de C /ST que pueden afectar a BAGUER, sus sociedades subordinadas y a los contratistas.
Empleado: Personas que prestan un servicio bajo subordinación a una a favor de la Empresa y a cambio de una remuneración.
Familiares Inmediatos: hace referencia a los cónyuges, compañeros permanentes y parientes hasta tercer grado de consanguinidad o primero civil de cualquier Empleado y/o Administrador de la empresa.
Oficial de Cumplimiento: es la persona natural designada por la Junta Directiva para liderar y administrar el Sistema integral de Gestión de Riesgos (SAGRILAFT LA/FT/FPADM) y específicamente para el Programa de Transparencia y Ética Empresarial C/ ST.
Política de Cumplimiento: son las políticas generales que adopta BAGUER para que pueda llevar a cabo sus negocios de manera ética, transparente y honesta, logrando identificar, detectar, prevenir y mitigar los riesgos relacionados con C/ ST.
Pagos de facilitación: Pagos realizados a funcionarios del gobierno con el fin de asegurar, impulsar o acelerar trámites de carácter legal y rutinario en beneficio de BAGUER o de sus funcionarios y/o terceros.
Programa de Transparencia y Ética Empresarial: PTEE procedimientos específicos a cargo del Oficial de cumplimiento.
Persona Políticamente Expuesta o PEP: corresponde a la definición establecida en el artículo 2.1.4.2.3. del Decreto 1081 de 2015, modificado por el artículo 2° del Decreto 830 del 26 de julio de 2021.
Servidor Público Extranjero: Tiene el alcance previsto en el Parágrafo Primero del artículo segundo de la Ley 1778. “Toda persona que tenga un cargo legislativo, administrativo o judicial en un Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o una jurisdicción extranjera, sin importar si el individuo hubiere sido nombrado o elegido. También se considera servidor público extranjero toda persona que ejerza una función pública para un Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o en una jurisdicción extranjera, sea dentro de un organismo público, o de una empresa del Estado o una entidad cuyo poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad del Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o de una jurisdicción extranjera. También se entenderá que ostenta la referida calidad cualquier funcionario o agente de una organización pública internacional.
Soborno: Es el acto de dar, ofrecer, prometer, solicitar o recibir cualquier dádiva o cosa de valor a cambio de un beneficio o cualquier otra contraprestación, o a cambio de realizar u omitir un acto inherente a una función pública o privada, con independencia de que la oferta, promesa, o solicitud es para uno mismo o para un tercero, o en nombre de esa persona o en nombre de un tercero.
Soborno transnacional: Es el acto en virtud del cual, BAGUER, por medio de sus funcionarios, altos directivos, asociados, contratistas o sociedades subordinadas, da, ofrece o promete a un servidor público extranjero, de manera directa o indirecta: (i) sumas de dinero, (u) objetos de valor pecuniario o (ii) cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional.
El presente Programa fue desarrollado en concordancia con la normatividad expuesta por la Superintendencia de Sociedades en las Circulares Externas No.100-000003 del 26 de julio de 2016, y No. 100-000011 del 9 de agosto de 2021 en cuanto a PROGRAMAS DE TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL (PTEE) – Resolución 100-006261 de 2020. Así mismo se tiene en cuenta lo descrito en el art. 207 del Código de Comercio y normas contables aplicables. ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) y en el Art. 2º de la Ley 1778 de 2016 la cual se establece un régimen especial para (i) investigar e imponer sanciones administrativas a las personas jurídicas involucradas en conductas de soborno transnacional y (ii) fortalecer la prevención y lucha contra la corrupción.
El propósito de esta POLITICA DE TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL será proporcionar las normas de comportamiento y actuación de todas las personas que laboren en y para la empresa; se encuentra regida bajo seis (6) principios fundamentales: (i. legalidad, ii. honestidad, iii. buena fe, vi. lealtad, v. interés general y corporativo, vi. Veracidad; los cuales deben reflejar nuestras acciones a todo nivel.
Principio de la Legalidad: Todas las personas vinculadas a BAGUER están comprometidas en velar por el cumplimiento no solamente de la letra sino del espíritu de la Constitución y de las leyes colombianas, igualmente de las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y políticas fijadas por BAGUER.
Principio de la honestidad: En la medida en que todos los trabajadores sean conscientes de sus responsabilidades y de sus obligaciones morales, legales, laborales y las practiquen, se puede afirmar que se está cumpliendo con los deberes frente a la comunidad, BAGUER y el país.
Principio de la buena fe: Actuar con buena fe, con diligencia y cuidado, velando permanentemente por el respeto de las personas y el cumplimiento de la ley.
Principio de la lealtad: Por lealtad con BAGUER toda persona debe comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o de un tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de BAGUER, de sus clientes, asociados y directivos.
Principio del interés general y corporativo: Todas las acciones siempre deben estar regidas por el interés general y la gestión a todo nivel debe estar desprovista de cualquier interés económico personal.
Principio de la veracidad: Decimos y aceptamos la verdad por encima de cualquier consideración.
Los altos directivos de BAGUER se encuentran comprometidos con la Prevención de los riesgos de C /ST por consiguiente han adoptado y aprobado la Política de Transparencia y Ética Empresarial mediante acta respectiva, la autorización de la implementación del programa, solicitando a su Representante Legal garantizar el cumplimiento íntegro de la Ley; de igual forma fue aprobado el nombramiento del oficial de cumplimiento, para garantizar la ejecución y seguimiento al programa.
Las políticas, procedimientos y actividades de control, contenidas en el presente programa complementan la cultura corporativa de BAGUER, fomentando las buenas prácticas de sana competencia y rechazando los negocios ilícitos, permitiendo su denuncia y debido proceso para mitigar los riesgos de C/ST asociados a nuestro modelo de negocio.
Compromiso de la Alta Gerencia.
Diseño y Aprobación.
Responsabilidades de los administradores del programa PTEE.
Evaluación de los Riesgos.
Actualización periódica conforme a la evolución de los riesgos.
Sistema de auto-control, auditoria y mejoramiento continuo.
Deberes específicos de los empleados expuestos a los riesgos C/ST.
Procedimientos sancionatorios.
Canales de comunicación y entrenamiento periódico.
Procedimiento de Archivo y conservación de documentos.
Procedimiento de Debida diligencia y señales de Alerta.
El contenido del presente programa describe las políticas en materia de: regulaciones y pago de comisiones a funcionarios y contratistas de negocios o transacciones internacionales o nacionales, gastos de entretenimiento, alimentación, hospedaje y viaje, contribuciones políticas de cualquier naturaleza, donaciones, procedimientos de archivo y conservación de transacciones internacionales, control y auditoria, Información, seguridad y confidencialidad, capacitación y divulgación y políticas contractuales.
Dando cumplimiento a estas políticas todos los funcionarios, o representantes que viajan por el territorio nacional y/o al exterior, por razones de negocios a nombre de BAGUER o en representación no podrán dar cualquier tipo de soborno o aceptar cualquier acto de corrupción como se describe a continuación:
Ofrecer, dar, prometer, autorizar, dinero o cualquier bien-material (dinero en efectivo, regalos, prestamos, comidas, viajes, alojamiento, prestamos) a ningún servidor Público, o persona natural o persona jurídica, con el fin de obtener, retener, direccionar negocios a cualquier persona, para obtener una ventaja.
No pueden hacerse pagos, regalos, beneficios a través de intermediarios.
No puede ocultarse o disfrazarse los regalos a través de otros registros de gastos.
No pueden dar regalos, viajes, atenciones, tarjetas de regalos (bonos), así no sean de valor material, si es considerado un acto corrupto, para obtener una ventaja inapropiada u obtener un favor, concepto favorable hacia BAGUER o su representante, con gastos a cargo de BAGUER.
No deben realizarse aportes, contribuciones a campañas políticas, a nombre de BAGUER directa o indirectamente, mediante pagos, publicidad, o a cualquier entidad relacionada con un cargo político.
En un proceso licitatorio, no deben darse comidas, regalos, viajes, atenciones, en los cuales BAGUER este licitando.
Los gastos de representación (viaje, comidas, regalos), solo están permitidos los regalos, atenciones razonables, de valor modesto o simbólico para efectos promocionales deben estar ajustado a la política de Gastos habiendo surtido el proceso de autorización previa.
No se autorizan anticipos para gastos de funcionarios públicos, con cargo a BAGUER.
Si se trata de un ex - servidor público, contratado con BAGUER, en ningún caso, no podrá hacer uso de la información confidencial de BAGUER o del ente gubernamental o tráfico de influencias en razón al cargo que desempeña.
Se deben Limitar las entregas de regalos a terceros de acuerdo con el procedimiento para aprobación de Gastos.
Baguer cuenta con el sistema de gestión integral de riesgo LAFT, en la Matriz de Riesgos se han identificado los riesgos asociados a C/ST que nos permite reglamentar los siguientes aspectos:
Identificación y evaluación del Riesgo C/ST.
Política para la gestión del Riesgo C/ST.
Procedimiento para identificar a la Contraparte verificar su identidad utilizando documentos, datos o información confiable, de *fuentes independientes (*cuando aplique).
Matriz de Riesgos integral que incluye riesgos propios asociados a C/ ST
Auditoria de control y seguimiento (Anual)
Actualización del programa PTEE (bianual)
EL procedimiento de debida diligencia C/ST debe ser constante y aplicado según el riesgo previamente identificado y será realizado de acuerdo con los procedimientos propios de su labor cotidiana e interrelacionados al actual programa PTEE.
Los altos directivos han designado al Oficial de Cumplimiento para que asuma las funciones relacionadas con sistema integral de gestión de riesgo, de igual forma se han identificado los procesos expuestos a riesgo de C/ST para lo cual se designan los lideres de proceso que deberán realizar la Debida Diligencia a las contrapartes así: Empleados (Gestión Humana) Contratistas y Proveedores (Gerencia Administrativa – Gerencia Financiera – Gerencia de Operaciones) Clientes (Gerencia de Crédito y Cartera – Gerencia de Ventas).
Los lideres de los procesos identificados con exposición a los Riesgos de C/ST previo a realizar el proceso de contratación de la contraparte deberán realizar la Debida Diligencia que podrá comprender hasta la validación en listas de Cautela, revisión de antecedentes comerciales, de reputación y sancionatorios en asuntos administrativos, legales, penales o disciplinarios que hayan afectado, afecten o puedan afectar a las personas objeto de la debida diligencia; los documentos declarativos solicitados a las contrapartes o terceros previo a la contratación deberán ser analizados por las áreas identificadas y segmentadas.
La Debida Diligencia intensificada C/ST será adoptada para el conocimiento de la Contraparte de acuerdo con los casos analizados documentalmente y habiendo recopilado la información e identificación de los posibles delitos conexos a C/ST, PEPS o a aquellas contrapartes ubicadas en jurisdicciones de alto riesgo, por consiguiente, deberán informar al Oficial de Cumplimiento a través de los canales establecidos y este dará las indicaciones finales a que haya lugar.
Se establece realizar una vez al año la capacitación general a las contrapartes identificadas en estas capacitaciones de deberá informar: la política de transparencia, los canales de comunicación para informar cualquier practica que afecte las operaciones de la empresa en cuanto a C/ST establecido en el presente PTEE y deberán tener en cuenta los siguientes parámetros de aplicación:
En la inducción para empleados nuevos.
Empleados que por su rol estén expuestos al Riesgo C/ST con el propósito de asegurar su adecuado cumplimiento.
Todos los empleados serán capacitados en el Programa PTEE y las Políticas como mínimo una (1) vez al año
A los Asociados de Negocio se les enviara el formulario de creación y actualización de la contra parte indicando con un link la publicación del presente programa y los mecanismos de denuncia disponibles.
Establecer mecanismos de evaluación para medir la eficacia de los programas de capacitación y divulgación, y dejar la respectiva evidencia.
Baguer pone a disposición los canales de comunicación dando cumplimiento a las normas en cuanto protección de datos personales Ley 1581 de 2012 donde se garantiza total reserva, independencia, transparencia, confidencialidad y confiabilidad.
Baguer incentiva a todos los empleados de la Compañía a hacer preguntas, buscar orientación y reportar cualquier infracción sospechada o conocida, ya sea a este Programa PTEE, infracciones reales o potenciales a las leyes, reglamentos, estatutos y demás políticas de la Empresa a través de los siguientes canales de comunicación:
Denuncias anónimas a través de la Línea Ética vía mensaje de texto a la Línea de WhatsApp 3204690300, correo electrónico para los proveedores que se encuentran fuera del país oficialcumplimiento@baguer.com.co.
Se dispone la publicación en Idioma Español e inglés en las Páginas web oficiales de la empresa del programa PTEE, el instructivo sobre el uso de la línea ética y la encuesta para contrapartes que nos permite verificar la efectividad del Programa. De Igual forma se establece la promoción del Canal de Denuncias por Soborno transnacional dispuesto en el siguiente link: https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_aec/Paginas/Canal-deDenuncias-Soborno-Internacional.asp
El área de auditoría lleva a cabo una revisión y/o investigación inicial de manera completa, imparcial y exhaustiva, según los procedimientos internos establecidos a cerca de las denuncias recibidas por estos canales de comunicación las cuales serán segmentadas de acuerdo con el tipo de riesgo, manteniendo en todo momento la privacidad y dignidad de los Empleados y de cualquier otra persona externa involucrada en las posibles infracciones relacionadas con el programa PTEE y en especial los riesgos C/ ST o cualquier otra práctica corrupta.
Toda persona vinculada a BAGUER por cualquier medio es corresponsable en la adecuada y correcta aplicación del programa de transparencia y Ética Empresarial (PTEE) y Debra obrar en concordancia con a los principios declarados en el presente documento.
Los funcionarios que tengan la facultad de realizar compras o negociaciones nacionales o internacionales, deben realizar la debida diligencia para conocer adecuadamente a los terceros, y en particular, la vinculación con entidades gubernamentales o servidores públicos antes de cerrar la compra o negociación. Con fundamento en lo anterior, se considera de manera especial que las siguientes conductas van contra la transparencia y la integridad corporativa:
Actos intencionales que buscan un beneficio propio o de terceros (material o inmaterial) por encima de los intereses de BAGUER.
Alteración de información y documentos de BAGUER para obtener un beneficio particular.
Generación de reportes con base en información falsa o inexacta.
Uso indebido de información interna o confidencial (Propiedad intelectual, Información privilegiada, etc.).
Conductas deliberadas en los procesos de contratación y licitaciones con el fin de obtener dádivas (pagos o regalos a terceros, recibir pagos o regalos de terceros, etc.).
Destrucción u ocultamiento de información, registros o de activos.
Dar apariencia de legalidad a los recursos generados de actividades ilícitas.
Destinar recursos para financiación del terrorismo.
Utilización de manera indebida bienes de propiedad de BAGUER que estén bajo su custodia.
Fraude informático.
Cualquier irregularidad similar o relacionada con los hechos anteriormente descritos.
Los funcionarios no deben solicitar, aceptar, ofrecer o suministrar regalos, entretenimiento, hospitalidad, ni viajes, ni patrocinios con el fin de inducir, apoyar o recompensar una conducta irregular, con relación a obtener cualquier negocio que involucre a BAGUER.
Los regalos, gastos de entretenimiento u otras cortesías para beneficio de un funcionario o servidor público no son permitidos. En caso de considerarse alguna cortesía requieren aprobación y seguir el procedimiento de aprobación de gastos quedando registrados en la contabilidad.
La contratación de ex – funcionarios de la Administración Pública, quienes en ejercicio de sus funciones tuvieron que ver con BAGUER, o quienes estén relacionados con estos exfuncionarios deberán realizar los procedimientos estándar de selección de personal establecidos por BAGUER y surtir los efectos de debida diligencia ampliada de acuerdo con criterio profesional de la Gerencia de Gestión Humana siguiendo el procedimiento de vinculación de empleados. En cuanto a los Asociados de Negocio que hayan declarado en el formulario de conocimiento del cliente como PEP deberá realizar la debida diligencia ampliada (verificando en listas de cautela) de acuerdo con los reportes que arroja el sistema y según su criterio profesional se determinada si aplica enviar un informe antes de contratar al Oficial de cumplimiento o en su lugar se determina si se aprueba o se rechaza la contratación.
BAGUER podrá relacionarse, participar y/o interactuar de manera transparente con todos los partidos políticos, con el fin de presentar de manera efectiva sus posiciones sobre asuntos y tópicos de interés. De igual forma podrá sostener relaciones con asociaciones comerciales, sindicatos, organizaciones ambientales y asociaciones similares, con el objeto de desarrollar sus actividades, establecer formas de cooperación que sean de mutuo beneficio, y presentar sus posiciones.
En BAGUER no se deben utilizar intermediarios o terceras personas para que ellos realicen pagos inapropiados. Los pagos de facilitación (Pagos dados a un funcionario o persona de negocios para agilizar un trámite), están prohibidos. Dichos pagos no deben hacerse a funcionarios públicos, ni si quiera si son una práctica común en un país determinado.
Se ha designado a la Gerencia Administrativa para validar jurídicamente la inclusión de cláusulas LAFT o declaraciones y/o garantías sobre conductas C/ST que serán aplicadas en los contratos previos a su aprobación teniendo en cuenta su naturaleza o monto lo cual queda a criterio profesional de la gerencia encargada su lo requiere aplicar.
Todas las donaciones realizadas por BAGUER deben tener un fin lícito y se deben realizar siguiendo los procedimientos internos siguiendo los parámetros establecidos en el presente programa en cuanto a C/ST.
Los actos de cortesía, con clientes, proveedores, instituciones privadas y públicas están limitados al grupo Directivo previo cumplimiento de las aprobaciones respectivas siguiendo el procedimiento de aprobación de gastos, solamente podrán realizarse a clientes y proveedores y deberán referirse a cortesía, dejando el registro contable respectivo.
Gratificaciones y Beneficios, NO PERMITIDOS:
Propinas, regalos: No es permisible ninguna práctica que potencialmente pueda ser considerada como corrupta. NO puede ser justificada o tolerada porque sea “costumbre” en el sector comercial en el que una actividad se lleve a cabo.
Dar o prometer (o recibir/aceptar), directa o indirectamente, dinero, regalos o beneficios de cualquier tipo, de manera personal a (de) terceros, (administración pública, asociaciones, otras organizaciones de tipo similar, clientes, proveedores, y terceros privados), con el propósito de obtener una ventaja indebida, personal o para BAGUER, intentando influenciar en el criterio independiente del receptor.
Abstención de participar en cualquier conducta ilegal o reprochable o que incluyan prácticas corruptas, para lograr objetivos económicos o beneficios para BAGUER.
Está prohibido dar/prometer, recibir/aceptar, directa o indirectamente, compensación de algún tipo, regalos, ventajas económicas o cualquier otro beneficio de, o para, una parte pública o privada y/o entidad representada directa o indirectamente por esa parte (incluyendo a través de familiares), que, o, Excedan un valor modesto y de los límites de una cortesía razonable; o Sean susceptibles de interpretarse como destinados a influenciar indebidamente las relaciones en BAGUER y la parte arriba mencionada y/o BAGUER representada directa o indirectamente por esa parte, independientemente de si el propósito buscado es, exclusivamente o de otra manera, en el interés y para beneficio de BAGUER.
Regalos, presentes, donativos, contribuciones, entretenimiento, dinero en efectivo o cosas materiales de valor a cambio de obtener un beneficio propio en relación con negocios para BAGUER y o que tengan un conflicto de interés.
Regalos, presentes, donativos, contribuciones, entretenimiento, dinero en efectivo o cosas materiales de valor, comisiones, propinas, a cambio de obtener un beneficio propio en procesos licitatorios en los que participa BAGUER.
Regalos, presentes, donativos, contribuciones, entretenimiento dinero en efectivo o cosas materiales, propinas, consideradas ilegales o prohibidas para las partes.
Ningún funcionario de BAGUER o representante directo o indirecto podrá recibir, pagos en dinero, regalos extravagantes, propinas, bienes suntuosos, sobornos, cosas materiales de cuantía, a cambio de obtener, hacer, dejar de hacer algo, en beneficio del tercero, para lograr un acuerdo, pago, crédito, ingreso, ocultamiento o suministro de información o compra- venta de bienes, en un negocio o transacción que beneficie a un cliente o proveedor y se relacione con BAGUER.
BAGUER debe llevar y mantener registros y cuentas que reflejen de forma exacta y precisa todas las transacciones realizadas. Los funcionarios de BAGUER no pueden cambiar, omitir o tergiversar registros para ocultar actividades indebidas o que no indican correctamente la naturaleza de una transacción registrada, para ello cuenta con un sistema informático robusto que realiza trazabilidad de cada operación.
La Alta Dirección de Baguer: será responsable de la administración, prevención y detección del riesgo de fraude, soborno u otras conductas que afecten la transparencia, de igual forma deberá designar al Oficial de cumplimiento, así como asignar los recursos económicos, humanos y tecnológicos que éste requiera para llevar a cabo el presente programa PTEE.
La Gerencia Administrativa: será responsable de definir y aprobar las políticas y mecanismos para la prevención del soborno y de otras prácticas corruptas y también deberá ordenar las acciones pertinentes contra los altos directivos, empleados y terceros cuando infrinjan lo previsto en el Programa PTEE. Deberá revisar los informes de revisoría Fiscal y determinar si es necesario llevarlos a comité de Ética empresarial o a la Junta directiva.
El Oficial de Cumplimiento: Cumplirá otras funciones en materia de riesgos y específicamente para el PTEE deberá llevar a cabo la implementación total del programa. Deberá presentar para aprobación de la junta directiva o el máximo órgano social, la propuesta del PTEE o sus modificaciones en los plazos establecidos o cuando la normatividad y o entidades de control lo requieran.
Revisor Fiscal: en cumplimiento de su deber deberá prestar especial atención a las alertas que pueden dar lugar a sospecha de un acto relacionado con un posible acto de C/ ST que conozca en desarrollo de sus funciones y denunciar ante las autoridades competentes.
Es el ente rector del Programa de transparencia y Ética Empresarial PTEE, su responsabilidad es velar por la correcta aplicación del programa y la implementación, para ello deberá realizar una reunión de forma semestral dejando constancia en Acta. Comité está conformado así:
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Oficial de Cumplimiento Gerencia Administrativa Gerente de Gestión Humana Coordinador de Auditoría interna Director de Cumplimiento |
Deberá velar por la correcta aplicación del programa y su implementación realizando las reuniones de forma semestral. Principales funciones:
Revisar los informes presentados por el oficial de cumplimiento en los periodos establecidos.
Revisar los informes que se deben presentar a los entes de control.
Revisar los informes de las denuncias recibidas en la LINEA ETICA en lo que compete a SAGRILAFT y PTEEE.
Definir y revisar el avance del sistema en cuanto a robustecimiento políticas y procedimientos SAGRILAFT (cambios nueva norma) y anexos.
Verificar que se esté llevando a cabo el programa de capacitación para funcionarios y directivos sobre la teoría asociada al SAGRILAFT, responsabilidades, señales de alerta y reportes.
El área de Auditoría Interna será la responsable de realizar la auditoria anual al PTEE, para lo cual deberá presentar al oficial de cumplimiento el plan de auditoría que deberá ser aprobado en el Comité de Riesgo y transparencia.
En cuanto a las denuncias o procesos recibidos a través de la “Línea Ética” se ha destinado el manejo al área de Auditoría interna que deberá realizar el registro, ejecutar la investigación y realizar el debido proceso.
Posteriormente deberá realizar el reporte de acuerdo con su criterio profesional y habiendo segmentando los casos que pertenecen a Riesgo LAFT y riesgos C/ST enviando el informe vía email al oficial de cumplimiento.
El Oficial de Cumplimiento es la persona designada por los Altos Directivos para liderar el programa PTEE y administrar el Sistema de Gestión de Riesgos incluido los riesgos de C/S T y tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:
La actualización de la política, Programa y Matriz de Riesgos de C/ST con base en las características propias de BAGUER y de acuerdo con las fuentes de riesgo.
Deberá presentar un informe semestral sobre la gestión ante el Comité de Riesgo y Transparencia en cuanto al avance, cumplimiento del PTEE.
Analiza las denuncias y ordena el inicio de procedimientos internos de investigación cuando corresponden a riesgos de C/ST.
Deberá llevar un registro de los casos segmentados y presentar un informe Bimestral junto con los indicadores de gestión, los casos recibidos y las estrategias recomendadas para la investigación y mitigación del riesgo cuando aplique.
Realizar las comunicaciones y capacitaciones para la divulgación por parte del área de Gestión Humana y las demás áreas segmentadas C/ST.
Realiza la evaluación de los riesgos relacionados con C/ST, implementando metodologías de evaluación, prevención y mitigación de los factores de riesgo, inherentes al desarrollo de la actividad C/ST (Riesgo país, Sector económico, Terceros).
Diseña y verifica la aplicación de encuestas para conocer el nivel de percepción de los funcionarios sobre el comportamiento Ético de BAGUER y sus relacionados (funcionarios, clientes, proveedores).
Vigila la incorporación en las cláusulas en los contratos con terceros, funcionarios directos e indirectos, proveedores y clientes sobre el conocimiento y aceptación de la Política PTEE.
Presenta al Comité PTEE las denuncias que se reciban sobre violaciones de la política y las normas anticorrupción.
Implementa las medidas preventivas ordenadas por la Alta Dirección y/o Representante legal.
Atiende y coordinar cualquier requerimiento interno, solicitud, denuncia sobre posibles actos de violación de la Política de Ética Empresarial, Transparencia y Anticorrupción.
Adopta las medidas que considere necesarias para la Protección al denunciante establecidas respecto a Empleados sobre la política de prevención de acoso laboral conforme a la ley.
Atende y coordinar cualquier requerimiento, solicitud de autoridad judicial o administrativa.
Serán tomadas de acuerdo con la segmentación de la contraparte: Empleados (Gestión Humana) Contratistas y Proveedores (Gerencia Administrativa – Gerencia Financiera – Gerencia de Operaciones) Clientes (Gerencia de Crédito y Cartera – Gerencia de Ventas) teniendo en cuenta que cada área adelanta el procedimiento interno establecido para el conocimiento de la contraparte. En cuanto a terceros tales como proveedores de bienes, servicios, distribuidores y contratistas en general deben cumplir con lo pactado contractualmente en el acto jurídico que regula las obligaciones y deberán cumplir los procedimientos internos de propios el área que corresponda según la segmentación de la contraparte.
Todos los contratos que se realizan con BAGUER deberán cumplir con el procedimiento de revisión y aprobación por parte de la Gerencia Administrativa y deberán cumplir con las directrices establecidas para su revisión, así como el análisis de los documentos con enfoque jurídico y contable que serán soporte de la contraparte de acuerdo con la naturaleza, monto y origen del contrato.
La Gerencia Administrativa llevará a comité de riesgo y transparencia los casos que a su criterio deben ser reportados a las Autoridades Gubernamentales con la finalidad de ser aprobado por la Asamblea General o máximo órgano interno y con ello realizar la denuncia ante los entes de control competentes.
La Gerencia de Gestión Humana a través del comité de convivencia recibe las denuncias en cuanto a acoso laboral y será responsable para adoptar las medidas que considere adecuadas para que ninguno de sus Empleados, administradores y Asociados denunciantes sea objeto de represalias por haber reportado posibles infracciones a la Ley o al presente PTEE, y particularmente para que los empleados no sean objeto de acoso laboral conforme con las normas legales laborales y el reglamento interno de trabajo de la empresa.
El Soborno Transnacional, está tipificado como delito en el Código Penal Colombiano, en el artículo 433, en términos de prisión, inhabilidades y sanciones monetarias. El Representante Legal, Alta Dirección, Asociados y Oficial de Cumplimiento, conocen las disposiciones y las sanciones administrativas y penales por incumplimiento a las instrucciones impartidas por la SuperSociedades, en materia de Transparencia y Ética Empresarial, de acuerdo con las conductas previstas en el Art. 2º de la Ley 1778 de 2016.
El cumplimiento del programa es obligatorio y es deber de todos los funcionarios directos e indirectos, proveedores y clientes que se responsabilizan de su integral cumplimiento. Los asuntos relacionados con aspectos de índole laboral sólo se deben gestionar por intermedio de la Gerencia de Gestión Humana, quien a su criterio debe definir si es un asunto de competencia del Comité de Riesgo y Transparencia, a su vez el Gerente de Gestión Humana deberá llevar los informes que cree convenientes sobre casos relevantes de empleados en cuanto a C/ ST y conflictos de interés que se puedan presentar.
En cuanto a los Empleados se tomarán las sanciones previstas según las leyes laborales, en cuanto a Terceros o Contratistas según su jurisdicción serán previstas las sanciones de acuerdo a la legislación vigente iniciando por la terminación de la relación contractual y si es el caso la información y denuncia ante las autoridades competentes.
El procedimiento de archivo y conservación de los documentos que estén relacionados con negocios o transacciones nacionales o internacionales, deben cumplir con el programa de gestión documental y las tablas de retención dispuestas por la empresa siguiendo el protocolo de Tratamiento de Datos. La Empresa cuenta con procedimientos en cuanto a Seguridad de la Información que define los principios que rigen a todos los usuarios para el manejo de información mediante equipos tecnológicos y aplicaciones de software, estableciendo medidas y controles, los cuales están descritos en los contratos laborales y contratos con terceros que manejan información confidencial de la Empresa.
El presente programa PTEE entra en vigencia una vez sea aprobado por la Asamblea General y deberá ser revisado y actualizado cada dos (2) años o cuando la normatividad y los entes de control así lo requieran, cualquier cambio quedara documentado y posteriormente divulgado a todos los Empleados, así como a los grupos de interés a los que tenga alcance.
PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL (PTEE) - ENGLIS VERSION
TRANSPARENCY AND BUSINESS ETHICS PROGRAM
PG-GPR-001
VERSION: 2.0
APPROVAL DATE: 08/24/2022
Girón
DRAFTED BY:
Position: Compilance Director
Name: Paola Gallo
Signature:
REVIEWED BY:
Position: Administrative Manager
Name: Elizabeth Arenas Amado
Signature:
APPROVED BY:
Position: General Assembly
Name: Fabián Barrera Ruiz
Signature:
We have adopted within our business principles and practices The Transparency and Business Ethics Program, hereinafter PTEE, in order to ensure the continuity and sustainability of the business, seeking to safeguard the good name and proper functioning of the Company. In this way, this document is a tool that allows all employees and stakeholders to act diligently in managing the risks of corruption and transnational bribery, hereinafter C/TB.
To present the policy and the Transparency and Business Ethics Program considering the guidelines and controls for its management in order to identify and control the risks associated with corruption and transnational bribery - hereinafter C/TB.
This program is aimed at BAGUER's Employees, Administrators, Shareholders and Contractors, and must be applied in a comprehensive manner with all Interest Groups, especially in the development of commercial and/or contractual transactions, in order to prevent and/or avoid corruption and transnational bribery activities - C/TB.
The following terms shall have the meaning assigned to them below for the purposes of this PTEE and may be used both in singular and plural, as long as the context so requires:
Senior managers: According to Article 22 of Law 222 of 1995, they are managers, the legal representative, the members of boards or councils of directors and those who, in accordance with the bylaws, maintain a culture of compliance with self-management and control of C/TB Risks.
Compliance Audit: is the systematic, critical and periodic review of the proper execution of the Program.
Client: is the person who acquires the products offered by BAGUER as a result of a commercial negotiation.
Risk and Transparency Committee: is the committee in charge of monitoring and controlling the implementation of the Integral LAFT Risk System and the Transparency and Business Ethics Program PTEE.
Conflict of Interest: when the simultaneous satisfaction of two interests is not possible, namely: that of the Administrator and that of the company, either because the interest is of the former or of a third party.
Corruption: shall be all conducts aimed at a company to benefit, or seek a benefit or interest, or be used as a means in the commission of crimes against public administration or public property or in the commission of transnational bribery.
C / ST: Corruption and Transnational Bribery, hereinafter C/TB.
Counterparty: is any natural or legal person with whom the Company has commercial, business, contractual or legal ties of any kind. Among others, counterparties are associates, employees, customers, contractors and suppliers.
Due diligence: It is the review at the beginning and periodically established on the legal, accounting and financial aspects related to a business or national or international transaction, whose purpose is to identify and evaluate the C/TB risks that may affect BAGUER, its subordinate companies and contractors.
Employee: Persons who provide a service under subordination to one in favor of the Company and in exchange for remuneration.
Immediate Relatives: refers to spouses, permanent partners and relatives up to the third degree of consanguinity or first degree of civil relationship of any Employee and/or Administrator of the Company.
Compliance Officer: is the natural person appointed by the Board of Directors to lead and manage the Comprehensive Risk Management System (SAGRILAFT LA/FT/FPADM) and specifically for the Business Ethics and Transparency Program C/TB.
Compliance Policy: these are the general policies adopted by BAGUER so that it can conduct its business in an ethical, transparent and honest manner, identifying, detecting, preventing and mitigating risks related to C/TB.
Facilitation payments: Payments made to government officials in order to secure, promote or accelerate legal and routine procedures for the benefit of BAGUER or its officials and/or third parties.
Transparency and Business Ethics Program: Specific procedures to be carried out by the Compliance Officer.
Politically Exposed Person or PEP: corresponds to the definition established in Article 2.1.4.2.2.3. of Decree 1081 of 2015, as amended by Article 2° of Decree 830 of July 26, 2021.
Foreign Public Server: has the scope provided in Paragraph One of Article Two of Law 1778. "Any person holding a legislative, administrative or judicial position in a State, its political subdivisions or local authorities, or a foreign jurisdiction, regardless of whether the individual has been appointed or elected. Any person who exercises a public function for a State, its political subdivisions or local authorities, or in a foreign jurisdiction, whether within a public agency, a State enterprise or an entity whose decision-making power is subject to the will of the State, its political subdivisions or local authorities, or a foreign jurisdiction, shall also be considered a foreign public server. It shall also be understood that any official or agent of a public international organization holds the referred quality.
Bribery: The act of giving, offering, promising, requesting or receiving any gift or thing of value in exchange for a benefit or any other consideration, or in exchange for performing or omitting to perform an act inherent to a public or private function, regardless of whether the offer, promise, or request is for oneself or for a third party, or on behalf of that person or on behalf of a third party.
Transnational bribery: Is the act by virtue of which BAGUER, through its officers, senior managers, associates, contractors or subordinate companies, gives, offers or promises to a foreign public server, directly or indirectly: (i) sums of money, (or) objects of pecuniary value or (ii) any benefit or utility in exchange for such public server performing, omitting or delaying any act related to his functions and in connection with an international business or transaction.
This Program was developed in accordance with the regulations set forth by the Superintendence of Corporations in External Circulars No. 100-000003 of July 26, 2016, and No. 100-000011 of August 9, 2021, regarding TRANSPARENCY AND BUSINESS ETHICS PROGRAMS (PTEE) - Resolution 100-006261 of 2020. Likewise, the provisions described in Art. 207 of the Code of Commerce and applicable accounting standards are considered. law 1474 of 2011 (Anti-Corruption Statute) and in Art. 2 of Law 1778 of 2016 which establishes a special regime to (i) investigate and impose administrative sanctions on legal entities involved in transnational bribery conducts and (ii) strengthen the prevention and fight against corruption.
The purpose of this TRANSPARENCY AND BUSINESS ETHICS POLICY shall be to provide the standards of behavior and performance of all persons working in and for the company; it is governed under six (6) fundamental principles: (i. legality, ii. honesty, iii. good faith, vi. loyalty, v. general and corporate interest, vi. Truthfulness; which must reflect our actions at all levels.
Legality Principle: All persons linked to BAGUER are committed to ensure compliance not only with the letter but also with the spirit of the Colombian Constitution and laws, as well as the provisions and regulations issued by the authorities and the rules and policies set by BAGUER.
Principle of honesty: To the extent that all workers are aware of their responsibilities and their moral, legal and labor obligations and practice them, it can be said that they are fulfilling their duties to the community, BAGUER and the country.
Principle of good faith: Act in good faith, with diligence and care, permanently ensuring respect for people and compliance with the law.
Principle of Loyalty: Loyalty to BAGUER means that every person must communicate in a timely manner to his or her immediate superiors any fact or irregularity committed by another employee or a third party that affects or may damage the interests of BAGUER, its clients, associates and directors.
Principle of general and corporate interest: Todas las acciones siempre deben estar regidas por el interés general y la gestión a todo nivel debe estar desprovista de cualquier interés económico personal.All actions must always be governed by the general interest and management at all levels must be devoid of any personal economic interest.
Principle of truthfulness: We tell and accept the truth above all other considerations.
BAGUER's senior management is committed to the Prevention of C /TB risks therefore have adopted and approved the Policy of Transparency and Business Ethics through respective minutes, the authorization of the implementation of the program, requesting its Legal Representative to ensure full compliance with the Law; likewise, it was approved the appointment of the compliance officer, to ensure the implementation and monitoring of the program.
The policies, procedures and control activities contained in this program complement BAGUER's corporate culture, promoting good practices of healthy competition and rejecting illicit businesses, allowing their denunciation and due process to mitigate the C/TB risks associated with our business model.
Senior Management Commitment.
Design and Approval.
PTEE Program Managers' Responsibilities.
Risk Assessment.
Periodic updating according to the evolution of risks.
Self-control, audit and continuous improvement system.
Specific duties of employees exposed to C/TB risks.
Sanctioning procedures.
Communication channels and periodic training.
Archiving and document retention procedures.
Due diligence procedure and warning signs.
The content of this program describes the policies regarding: regulations and payment of commissions to officers and contractors for international or domestic business or transactions, entertainment, food, lodging and travel expenses, political contributions of any nature, donations, filing and preservation procedures for international transactions, control and auditing, Information, security and confidentiality, training and disclosure and contractual policies.
In compliance with these policies, all officers or representatives who travel within the national territory and/or abroad for business reasons on behalf of BAGUER or in representation of BAGUER may not give any type of bribe or accept any act of corruption as described below:
Offer, give, promise, authorize, money or any good-material (cash, gifts, loans, meals, travel, accommodation) to any Public Server, or natural person or legal person, in order to obtain, retain, direct business to any person, to obtain an advantage.
No payments, gifts or benefits may be made through intermediaries.
Gifts may not be concealed or disguised through other expense records.
Gifts, trips, hospitality, gift cards (bonuses), even if they are not of material value, may not be given if it is considered a corrupt act, to obtain an improper advantage or to obtain a favor, favorable concept towards BAGUER or its representative, with expenses at BAGUER's expense.
Contributions to political campaigns must not be made in the name of BAGUER directly or indirectly, through payments, advertising, or to any entity related to a political office.
In a bidding process, meals, gifts, trips, attentions, in which BAGUER is bidding, should not be given.
Representation expenses (travel, meals, gifts), only reasonable gifts, hospitality, of modest or symbolic value for promotional purposes are allowed and must be in accordance with the Expenses policy having undergone the prior authorization process.
Advances are not authorized for expenses of public servers, charged to BAGUER.
In the case of a former public server contracted with BAGUER, under no circumstances may he/she make use of confidential information of BAGUER or the governmental entity or influence peddling due to the position he/she holds.
Gifts to third parties must be limited in accordance with the procedure for approval of expenses.
Baguer has a comprehensive LAFT risk management system, in the Risk Matrix the risks associated with C/TB have been identified, which allows us to regulate the following aspects:
Identification and evaluation of C/TB Risk.
Policy for C/TB Risk management.
Procedure to identify the Counterparty and verify its identity using documents, data or reliable information, from *independent sources (*when applicable).
Comprehensive Risk Matrix that includes own risks associated to C/TB.
Control and follow-up audit (Annual).
Update of the PTEE program (biannual).
The C/TB due diligence procedure must be constant and applied according to the previously identified risk and will be carried out in accordance with the procedures of its daily work and interrelated to the current PTEE program.
The senior management has designated the Compliance Officer to assume the functions related to the integral risk management system, likewise, the processes exposed to C/TB risk have been identified, for which the process leaders have been designated to perform the Due Diligence to the counterparties as follows: Employees (Human Resources Management) Contractors and Suppliers (Administrative Management - Financial Management - Operations Management) Customers (Credit and Portfolio Management - Sales Management).
The leaders of the processes identified with exposure to C/TB Risks must perform Due Diligence prior to the counterparty contracting process, which may include validation in Caution lists, review of commercial, reputational and sanctioning background in administrative, legal, criminal or disciplinary matters that have affected, affect or may affect the persons subject to due diligence; the declarative documents requested from counterparties or third parties prior to contracting must be analyzed by the identified and segmented areas.
The Enhanced Due Diligence C/TB will be adopted for the knowledge of the Counterparty in accordance with the cases analyzed in documents and having collected the information and identification of possible crimes related to C/TB, PEPS or those counterparties located in high-risk jurisdictions, therefore, they must inform the Compliance Officer through the established channels and the latter will give the final indications as appropriate.
It is established to carry out once a year the general training to the identified counterparts in these trainings shall inform: the transparency policy, the communication channels to report any practice that affects the operations of the company in terms of C/TB established in this PTEE and shall take into account the following application parameters:
At induction for new employees.
Employees who by their role are exposed to the C/TB Risk in order to ensure proper compliance.
All employees shall be trained on the PTEE Program and Policies at least once a year.
Business Associates will be sent the form for the creation and updating of the counterpart indicating with a link the publication of this program and the available complaint mechanisms.
Establish evaluation mechanisms to measure the effectiveness of the training and disclosure programs and leave the respective evidence.
Baguer makes available the communication channels in compliance with the rules regarding the protection of personal data Law 1581 of 2012 where total confidentiality, independence, transparency, confidentiality and reliability are guaranteed.
Baguer encourages all Company employees to ask questions, seek guidance and report any suspected or known violations, whether to this PTEE Program, actual or potential violations of laws, regulations, bylaws and other Company policies through the following communication channels:
Anonymous complaints through the Ethics Line via text message to WhatsApp Line 3204690300, email for suppliers located outside the country oficialcumplimiento@baguer.com.co.
The PTEE program, the instructions on the use of the ethics hotline and the survey for counterparts that allows us to verify the effectiveness of the program are published in Spanish and English on the company's official web pages. Likewise, the promotion of the Transnational Bribery Reporting Channel is established at the following link: https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_aec/Paginas/Canal-deDenuncias-Soborno-Internacional.asp
The audit area carries out a complete, impartial and exhaustive review and/or initial investigation, according to the internal procedures established for the complaints received through these communication channels, which will be segmented according to the type of risk, maintaining at all times the privacy and dignity of the Employees and any other external person involved in the possible violations related to the PTEE program and especially the risks C/ TB or any other corrupt practice.
Any person linked to BAGUER by any means is co-responsible for the proper and correct application of the Transparency and Business Ethics Program (PTEE) and must act in accordance with the principles stated in this document.
Officials who have the power to make purchases or national or international negotiations, must perform due diligence to adequately know the third parties, and in particular, the link with government entities or public servers before closing the purchase or negotiation. Based on the above, the following conducts are especially considered to be against transparency and corporate integrity:
Intentional acts that seek personal or third party benefit (material or immaterial) over and above the interests of BAGUER.
Alteration of information and documents of BAGUER to obtain a particular benefit.
Generation of reports based on false or inaccurate information.
Misuse of internal or confidential information (intellectual property, privileged information, etc.).
Deliberate conduct in contracting and bidding processes in order to obtain gifts (payments or gifts to third parties, receiving payments or gifts from third parties, etc.).
Destruction or concealment of information, records or assets.
Giving the appearance of legality to resources generated from illicit activities.
Allocating resources for the financing of terrorism.
Improper use of goods owned by BAGUER that are in its custody.
Computer fraud.
Any irregularity similar or related to the facts described above.
Officials must not solicit, accept, offer or provide gifts, entertainment, hospitality, travel or sponsorships for the purpose of inducing, supporting or rewarding improper conduct in connection with obtaining any business involving BAGUER.
Gifts, entertainment expenses or other courtesies for the benefit of an official or public servant are not permitted. If any courtesy is considered, it requires approval and must follow the expense approval procedure and be recorded in the accounting.
The hiring of former public administration officials, who in the exercise of their functions had to do with BAGUER, or who are related to these former officials, must follow the standard personnel selection procedures established by BAGUER and must undergo the effects of extended due diligence in accordance with the professional criteria of the Human Resources Management, following the procedure for the hiring of employees. As for the Business Associates who have declared in the form of knowledge of the client as PEP must perform extended due diligence (verifying in caution lists) according to the reports that the system yields and according to their professional criteria it is determined if it applies to send a report before hiring the Compliance Officer or instead it is determined whether to approve or reject the hiring.
BAGUER may relate, participate and/or interact in a transparent manner with all political parties, in order to effectively present its positions on issues and topics of interest. It may also maintain relations with trade associations, trade unions, environmental organizations and similar associations, in order to develop their activities, establish forms of cooperation that are of mutual benefit, and present their positions.
BAGUER must not use intermediaries or third parties for them to make inappropriate payments. Facilitation payments (payments given to an official or business person to expedite a transaction) are prohibited. Such payments should not be made to public officials, even if they are common practice in a given country.
Administrative Management has been designated to legally validate the inclusion of LAFT clauses or representations and/or warranties on C/ST conducts to be applied in contracts prior to their approval taking into account their nature or amount which is at the professional discretion of the management in charge if required to apply it.
All donations made by BAGUER must have a lawful purpose and must be made following the internal procedures following the parameters established in this program regarding C/ST.
The acts of courtesy, with customers, suppliers, private and public institutions are limited to the Management group prior compliance with the respective approvals following the procedure for approval of expenses, may only be made to customers and suppliers and must refer to courtesy, leaving the respective accounting record.
Gratuities and benefits are NOT ALLOWED:
Gratuities, gifts: any practice that could potentially be considered as corrupt is not permissible. It may NOT be justified or tolerated because it is "customary" in the business sector in which an activity is carried out.
Giving or promising (or receiving/accepting), directly or indirectly, money, gifts or benefits of any kind, personally to (from) third parties, (public administration, associations, other organizations of a similar type, customers, suppliers, and private third parties), for the purpose of obtaining an undue advantage, personally or for BAGUER, by attempting to influence the independent judgment of the recipient.
Refraining from engaging in any illegal or reprehensible conduct or conduct involving corrupt practices, in order to achieve economic objectives or benefits for BAGUER.
It is prohibited to give/promise, receive/accept, directly or indirectly, compensation of any kind, gifts, economic advantages or any other benefit from, or to, a public or private party and/or entity represented directly or indirectly by that party (including through family members), which, o Exceed a modest value and the bounds of reasonable courtesy; o Are likely to be construed as intended to improperly influence relations at BAGUER and the above party and/or BAGUER represented directly or indirectly by that party, regardless of whether the purpose sought is solely or otherwise in the interest of and for the benefit of BAGUER.
Gifts, presents, donations, contributions, entertainment, cash or material things of value in exchange for obtaining a personal benefit in connection with business for BAGUER and or having a conflict of interest.
Gifts, presents, donations, contributions, entertainment, cash or material things of value, commissions, gratuities, in exchange for obtaining a personal benefit in bidding processes in which BAGUER participates.
Gifts, presents, donations, contributions, entertainment, cash or material things, gratuities, considered illegal or prohibited for the parties.
No BAGUER official or direct or indirect representative may receive payments in money, extravagant gifts, gratuities, sumptuous goods, bribes, material things, in exchange for obtaining, doing or failing to do something, for the benefit of the third party, to achieve an agreement, payment, credit, income, concealment or supply of information or purchase-sale of goods, in a business or transaction that benefits a client or supplier and is related to BAGUER.
BAGUER must keep and maintain records and accounts that accurately and precisely reflect all transactions conducted. BAGUER officials may not change, omit or misrepresent records to conceal improper activities or that do not correctly indicate the nature of a recorded transaction, for this purpose it has a robust computer system that performs traceability of each operation.
Baguer's Senior Management: shall be responsible for the administration, prevention and detection of the risk of fraud, bribery or other conducts that affect transparency, and shall also designate the Compliance Officer, as well as assign the economic, human and technological resources required to carry out this PTEE program.
The Administrative Management: shall be responsible for defining and approving the policies and mechanisms for the prevention of bribery and other corrupt practices and shall also order the pertinent actions against senior management, employees and third parties when they violate the provisions of the PTEE Program. It shall review the reports of the Statutory Auditor and determine whether it is necessary to take them to the Corporate Ethics Committee or to the Board of Directors.
The Compliance Officer: Shall perform other risk-related functions and specifically for the PTEE shall carry out the full implementation of the program. He/she shall submit for approval of the Board of Directors or the highest corporate body, the proposal of the PTEE or its modifications within the established deadlines or when required by the regulations or control entities.
Statutory Auditor: in compliance with his duty, he shall pay special attention to the alerts that may give rise to suspicion of an act related to a possible act of C / TB that he knows in the performance of his duties and report it to the competent authorities.
JUNTA DIRECTIVA:
BOARD OF DIRECTORS
Statutory AuditorREVISORIA FISCAL:
STATUTORY AUDITOR
REPRESENTANTE LEGAL:
LEGAL REPRESENTATIVE
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO:
COMPLIANCE OFFICER
It is the governing body of the Transparency and Business Ethics Program PTEE, its responsibility is to ensure the correct application of the program and implementation, for this purpose it must hold a meeting every six months, leaving a record in the minutes. The Committee is made up as follows:
|
Compliance Officer Administrative Management Human Resources Manager Internal Audit Coordinator Compliance Director |
It shall ensure the correct application of the program and its implementation by holding meetings on a semi-annual basis. Main functions:
Review the reports submitted by the compliance officer in the established periods.
To review the reports to be submitted to the control entities.
Review the reports of the complaints received in the ETHICS LINE regarding SAGRILAFT and PTEEE.
Define and review the progress of the system in terms of strengthening SAGRILAFT policies and procedures (new standard changes) and annexes.
Verify that the training program for officers and managers on the theory associated with SAGRILAFT, responsibilities, warning signs and reports is being carried out.
The Internal Audit area will be responsible for conducting the annual audit of the PTEE, for which it must submit to the compliance officer the audit plan to be approved by the Risk and Transparency Committee.
Regarding the complaints or processes received through the "Ethics Line", the management has been assigned to the Internal Audit area, which must register them, carry out the investigation and perform the due process.
Subsequently, it shall make the report according to its professional criteria and having segmented the cases that belong to LAFT and C/TB risks, sending the report via email to the compliance officer.
The Compliance Officer is the person designated by Senior Management to lead the PTEE program and manage the Risk Management System including C/TB risks and will have the following functions and responsibilities:
Updating the C/TB Risk Policy, Program and Matrix based on BAGUER's own characteristics and in accordance with the risk sources.
Shall submit a semi-annual report on management to the Risk and Transparency Committee regarding progress, compliance with the PTEE.
Analyzes complaints and orders the initiation of internal investigation procedures when they correspond to C/TB risks.
Shall keep a record of segmented cases and submit a Bimonthly report together with management indicators, cases received and recommended strategies for investigation and risk mitigation when applicable.
Perform communications and training for disclosure by the Human Management area and other segmented areas C/TB.
Performs the evaluation of risks related to C/TB, implementing methodologies for evaluation, prevention and mitigation of risk factors inherent to the development of the C/TB activity (Country Risk, Economic Sector, Third Parties).
Designs and verifies the application of surveys to know the level of perception of the employees about the ethical behavior of BAGUER and its related parties (employees, customers, suppliers).
Monitors the incorporation in the clauses in contracts with third parties, direct and indirect employees, suppliers and customers on the knowledge and acceptance of the PTEE Policy.
Submits to the PTEE Committee the complaints received on violations of the policy and anti-corruption rules.
Implements preventive measures ordered by Senior Management and/or Legal Representative.
Attends and coordinates any internal requirement, request, complaint about possible acts of violation of the Business Ethics, Transparency and Anti-Corruption Policy.
Adopts the measures it deems necessary for the protection of the whistleblower established with respect to employees on the policy of prevention of harassment at work in accordance with the law.
Attends to and coordinates any requirement, request from judicial or administrative authority.
They will be taken according to the segmentation of the counterparty: Employees (Human Resources Management) Contractors and Suppliers (Administrative Management - Financial Management - Operations Management) Customers (Credit and Portfolio Management - Sales Management) taking into account that each area advances the internal procedure established for the knowledge of the counterparty. As for third parties such as suppliers of goods, services, distributors and contractors in general, they must comply with the contractually agreed in the legal act that regulates the obligations and must comply with the internal procedures of the corresponding area according to the segmentation of the counterparty. All contracts made with BAGUER must comply with the review and approval procedure by the Administrative Management and must comply with the guidelines established for their review, as well as the analysis of the documents with legal and accounting approach that will support the counterparty according to the nature, amount and origin of the contract.
The Administrative Management will take to the risk and transparency committee the cases that in its opinion must be reported to the Governmental Authorities in order to be approved by the General Assembly or highest internal body and thus make the complaint to the competent control entities.
The Human Resources Management, through the coexistence committee, receives complaints regarding labor harassment and shall be responsible for adopting the measures it deems appropriate so that none of its Employees, administrators and Associates who report such cases are subject to retaliation for having reported possible violations to the Law or to this PTEE, and particularly so that employees are not subject to labor harassment in accordance with the legal labor standards and the internal work regulations of the company.
Transnational Bribery is classified as a crime in the Colombian Penal Code, Article 433, in terms of imprisonment, disqualifications and monetary sanctions. The Legal Representative, Senior Management, Associates and Compliance Officer, are aware of the provisions and the administrative and criminal penalties for non-compliance with the instructions issued by the Superintendence of Societies (SuperSociedades), regarding Transparency and Business Ethics, in accordance with the conducts provided for in Art. 2 of Law 1778 of 2016.
Compliance with the program is mandatory and it is the duty of all direct and indirect employees, suppliers and customers who are responsible for its full compliance. Matters related to aspects of a labor nature should only be managed through the Human Resources Management, who at its discretion must define whether it is a matter of competence of the Risk and Transparency Committee, in turn the Human Management Manager shall carry the reports it deems appropriate on relevant cases of employees in terms of C/ TB and conflicts of interest that may arise.
With regard to Employees, sanctions will be taken according to labor laws, as for Third Parties or Contractors according to their jurisdiction, sanctions will be taken according to the legislation in force, starting with the termination of the contractual relationship and, if applicable, the information and complaint to the competent authorities.
The procedure for filing and preservation of documents related to national or international business or transactions must comply with the document management program and the retention tables established by the company following the Data Processing protocol. The Company has procedures regarding Information Security that define the principles that govern all users for the handling of information through technological equipment and software applications, establishing measures and controls, which are described in labor contracts and contracts with third parties that handle confidential information of the Company.
This PTEE program comes into force once it is approved by the General Assembly and must be reviewed and updated every two (2) years or when required by the regulations and control entities, any change will be documented and subsequently disclosed to all Employees, as well as to the stakeholders to which it has scope.
| FECHA DE ACTUALIZACIÓN | VERSIÓN | DESCRIPCIÓN | APROBÓ EL CAMBIO | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| APROBÓ EL CAMBIO | APROBÓ EL CAMBIO | |||||||||||
| 03/08/2021 | 1.0 | Creación | Asamblea | Asamblea | ||||||||
| 24/08/2022 | 2.0 | Actualización | Asamblea | Asamblea | ||||||||